Secretaria

OPTESA • Ciudad Guatemala, Guatemala • Hace 23h

¡¡DISPONIBILIDAD INMEDIATA!!

Objetivo del puesto
Brindar apoyo administrativo y operativo a la gerencia y al departamento asignado, asegurando el adecuado manejo de documentación, correspondencia y coordinación de actividades internas y externas, contribuyendo al orden y eficiencia de la empresa.

Funciones principales
- Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y visitas, canalizando la información a las áreas correspondientes.
- Elaborar, redactar y dar seguimiento a cartas, oficios, informes y documentación administrativa.
- Coordinar agendas, reuniones y citas de la gerencia o jefaturas.
- Organizar y mantener actualizados archivos físicos y digitales de documentación administrativa y de personal.
- Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia interna y externa.
- Apoyar en la gestión de compras menores de suministros de oficina.
- Elaborar actas, minutas y reportes de reuniones cuando se requiera.
- Asistir en la preparación de presentaciones, reportes y documentación solicitada por gerencia.
- Coordinar viajes, logística y reservaciones en caso de requerirse.
- Cumplir con otras funciones administrativas asignadas por la gerencia.

Requisitos del puesto

Académicos:
- Bachiller en secretariado, administración o carreras afines.
- De preferencia estudios universitarios en Administración, Psicología Industrial/Organizacional o afines.

Experiencia:
- Mínimo 1 año de experiencia en puestos administrativos, de secretariado o asistente.

Conocimientos y habilidades:
- Manejo de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Buena ortografía y redacción.
- Organización y gestión de archivos físicos/digitales.
- Conocimiento básico de procesos administrativos.

Competencias personales:
- Organización y planificación.
- Comunicación efectiva.
- Confidencialidad y discreción.
- Orientación al detalle.
- Proactividad y capacidad de priorizar tareas.
- Excelente presentación personal.